10 sự cố in ấn thường gặp và cách khắc phục hiệu quả

Máy in là công cụ không thể thiếu trong công việc hàng ngày, từ văn phòng đến các xưởng sản xuất in ấn như in offset, in bao bì,… Tuy nhiên, trong quá trình sử dụng máy in, chúng ta thường gặp phải một số sự cố không mong muốn. Hãy cùng khám phá mười sự cố in ấn phổ biến và cách xử lý nhanh chóng để công việc của bạn luôn suôn sẻ.

1. Không thể in được nội dung

Đây là sự cố đơn giản nhưng khá phổ biến. Nếu máy in không in ra bất kỳ nội dung nào, đầu tiên bạn cần kiểm tra lại dây nguồn và kết nối máy in với máy tính. Hãy chắc chắn rằng máy in đã được bật và kết nối đúng cách.

2. Lề và ngắt dòng sai lệch

Đôi khi khi in tài liệu, các lề hoặc ngắt dòng không đúng, khiến tài liệu không hiển thị đúng như trên màn hình. Để khắc phục, vào File > Page Setup, kiểm tra kích thước giấy và đảm bảo rằng cài đặt giấy trên máy in là chính xác. Đặc biệt, nếu bạn sử dụng giấy A4, hãy chọn đúng định dạng “A4 210x297mm” để tránh lỗi.

3. In tài liệu dài chia thành nhiều phần gặp rắc rối

Khi bạn in tài liệu dài được chia thành nhiều phần khác nhau, rất dễ xảy ra sự nhầm lẫn về số trang. Để giải quyết, hãy in từng phần riêng biệt để tránh việc các trang bị xáo trộn trong khi in.

4. Font chữ không hiển thị đúng

Nếu font chữ trong tài liệu không hiển thị đúng khi in, có thể máy in của bạn không hỗ trợ font đó. Lời khuyên là sử dụng font TrueType, một loại font có thể hiển thị giống nhau trên màn hình và khi in ra giấy.

5. Hình ảnh không được in ra

Đôi khi, hình ảnh không in ra đúng cách do thiếu bộ nhớ. Hãy thử khởi động lại máy tính và kiểm tra lại cài đặt. Trong hộp thoại Print, đảm bảo rằng tùy chọn Drawing Object đã được chọn và thử in lại với chế độ Draft Output để giảm bớt các định dạng phức tạp.

6. Trang trắng cuối tài liệu

Nếu máy in in ra trang trắng cuối cùng, có thể bạn đã để lại một vài ký tự định dạng ẩn ở cuối tài liệu. Hãy nhấn CTRL + END, bật tính năng Show/Hide và xoá các ký tự định dạng không cần thiết để giải quyết vấn đề này.

7. Header và Footer sai vị trí

Nếu header và footer không hiển thị đúng, bạn có thể cần phải điều chỉnh lại lề trên và lề dưới trong Page Setup để tạo khoảng trống cho chúng. Tăng khoảng cách From Edge để tránh tình trạng header/footer bị đẩy ra ngoài phạm vi in ấn.

8. Không thể chọn lệnh File -> Print

Khi lệnh File/Print không hoạt động, rất có thể máy tính của bạn không nhận diện máy in đúng cách. Hãy kiểm tra lại cài đặt máy in và cài đặt lại trình điều khiển (driver) từ website của nhà sản xuất.

9. Không thể in các đường viền trang

Đường viền trang thường không được in nếu chúng nằm quá gần mép giấy. Để giải quyết, bạn có thể điều chỉnh khoảng cách đường viền ra xa mép của trang trong phần Borders and Shading.

10. Máy in quá chậm

Tốc độ in chậm có thể do máy tính vẫn đang xử lý các tác vụ khác trong khi in. Để tăng tốc độ in, hãy tắt chế độ in nền trong cài đặt máy in, yêu cầu máy tính tập trung vào quá trình in mà không làm các công việc khác.

Một số mẹo để duy trì máy in luôn hoạt động hiệu quả

• Chọn giấy in chất lượng tốt: Tránh sử dụng giấy quá mỏng hoặc chất lượng kém, vì dễ gây kẹt giấy hoặc mực không đều.
• Vệ sinh máy in thường xuyên: Dành thời gian vệ sinh máy in để tránh bụi bẩn, giấy vụn gây kẹt và bảo vệ đầu in.
• Cập nhật driver máy in: Đảm bảo luôn cập nhật driver mới nhất từ nhà sản xuất để máy in hoạt động ổn định và hiệu quả.

Hy vọng với những hướng dẫn trên, bạn có thể dễ dàng khắc phục các sự cố in ấn và tận dụng tối đa khả năng của máy in trong công việc. Đừng quên theo dõi các mẹo và bảo dưỡng máy in thường xuyên để luôn đảm bảo chất lượng in ấn tốt nhất.

Nếu bạn có bất kì thắc mắc nào hay có nhu cầu in ấn catalogue, profile, kẹp file, túi giấy, cardvisit, phong bì, tờ rơi, tag treo, kỷ yếu, decal, tem nhãn,… thì liên hệ ngay với Tân Nhật Minh để được tư vấn và báo giá miễn phí nhé!